7 marca 2007 roku odbyło się XXXVI seminarium z cyklu INFORMATYKA W ADMINISTRACJI. Tematem przewodnim tejże edycji były "Nowe regulacje w zakresie tworzenia, postępowania oraz archiwizowania dokumentów elektronicznych - dotyczące wszelkich podmiotów publicznych". Obrady odbyły się pod czujnym okiem prowadzącego - Pani Sylwii Koteckiej z Centrum Badań Komunikacji Elektronicznej.

Jako pierwszy, wystąpił Pan Michał Tabor z Trusted Information Consulting z tematem "Struktury i sposobu sporządzania pism (dokumentów) - wg nowych regulacji ministra ds. informatyzacji".

Dokument elektroniczny stanowi uporządkowany zbiór danych reprezentujących treść dokumentu. Wielość formatów i brak uporządkowania struktury dokumentów elektronicznych hamuje rozwój usług publicznych. W ostatnim czasie zostały opublikowane nowe rozporządzenia regulujące zasady tworzenia i postępowania z dokumentem elektronicznym w urzędach. Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 27 listopada 2006 roku należy czytać z uzasadnieniem do niego, gdyż wtedy znacznie łatwiej jest je zrozumieć. Z ustawy o informatyzacji możemy wyczytać, iż dokument elektroniczny stanowi odrębną całość znaczeniową zbioru danych uporządkowanych w określonej strukturze wewnętrznej i zapisany na informatycznym nośniku danych. Posiada on wiele pożądanych cech jak: rozpoznawalny format, bezpieczeństwo, czy też możliwość automatycznego przeniesienia informacji zawartych w dokumencie do baz danych i innych systemów teleinformatycznych. Dużym ułatwieniem stanowiłby wspólny format podpisu dla różnych pism.
W dalszej części wysłuchaliśmy prezentacji sponsorskiej firmy Microsoft Sp. z o.o. Słuchaczy zapoznano z "Systemem do zarządzania obiegiem dokumentów w oparciu o platformę Microsoft Office System 2007".

System zakłada trzy podstawowe rozwiązania: optymalizację procesów biznesowych, wygodę użytkownika i bezpieczeństwo danych. Posiada wspólną platformę dla wielu rozwiązań oraz interfejs użytkownika. Wszystko to w zdecydowanie niższym pakiecie. System workflow zapewnia warstwę abstrakcji dla modelowania rzeczywistych procesów, jest nieoceniony w modelowaniu sekwencyjnych i stanowych procesów biznesowych. Ponadto działa w kontekście informacji biznesowej i organizacji. W bazie danych - Microsoft SQL Server 2005 przechowywany jest stan i zmienne workflow oraz dane z MOSS 2007. Istnieje możliwość przechowywania w nim innych danych wykorzystywanych w procesach, czy też wykorzystanie zupełnie innych baz danych. Dzięki workflow możemy śledzić wnioski, moderować, dodawać własne aplikacje, śledzić obieg formularzy i co najważniejsze, system ten jest w pełni zintegrowany z innymi.
Pan Kajetan Wojsyk z Urzędu Miasta Częstochowy wprowadził nas w temat "Zasad postępowania z dokumentami elektronicznymi w urzędzie".

Każdy dokument dostarczony do urzędu ma formę pisemną (z pewnymi wyjątkami), jednak postać ich może być papierowa lub elektroniczna. Interesuje nas tylko ten w postaci elektronicznej. Po ujednoliceniu postaci dokumenty elektroniczne można przechowywać tak samo jak papierowe - tyle, że nie w teczkach, lecz w komplecie. Wprowadzenie w pełni elektronicznego obiegu dokumentów wymaga tego, aby wszyscy korzystali z jednego systemu. Jakakolwiek luka w systemie przekreśla całkowicie sens wdrożenia. O jego sukcesie decyduje przede wszystkim aktywność i zaangażowanie kierownika jednostki. Zasada postępowania z dokumentami elektronicznymi jest taka sama jak z papierowymi, różnica tkwi w odmienności nośnika. Po przejściu wszystkich pracowników na formę elektronicznego dokumentu okazuje się, iż wykonują oni dokładnie te same czynności co wcześniej, ale w innej, lepszej formie. Zamiast odręcznych dopisków, pieczątek - wykorzystuje się klawisze ekranowe. Zmiana jaką niesie za sobą dokument elektroniczny pozwala stworzyć tanie państwo, sprawną i przyjazną administrację służbową wobec interesanta.
W dalszej kolejności miejsce miały wspólne prezentacje (przedstawicieli Urzędu i Firm) działających rozwiązań, dotyczących dokumentu elektronicznego. Jako pierwsi wystąpili Panowie z CeBIP - Ryszard Grytner i Krzysztof Radzimski. Tematem ich wykładu były "Akty normatywne XML i e-Dziennik Województwa Mazowieckiego", a całość odbywała się na zasadzie on-line.

Kluczowe znaczenie dla całego procesu wdrożenia przepisów ustawy w zakładanym terminie będzie miało to, w jaki sposób nowe rozwiązania zaistnieją na szczeblu województw. Aby tak się stało, konieczne jest doprowadzenie do tego, aby akty przekazywane do wojewody celem publikacji w dzienniku urzędowym, przekazywane były od razu we właściwej formie i postaci. Jednym z zasadniczych problemów, warunkujących wdrożenie nowych rozwiązań w konkretnym terminie jest rozpoznanie i sprostanie rzeczywistej skali przedsięwzięcia. MSWiA jest jeszcze na etapie opracowywanie projektu rozporządzenia wykonawczego do ustawy. Stan ten jest bardzo niekorzystny ze względu na wdrożenie nowego systemu, gdyż jest to podstawowy akt wykonawczy. Przede wszystkim brakuje nam podstawy prawnej, aby zobowiązać gminy i inne podmioty zobowiązane do przekazywania aktów prawnych do publikacji. Wydanie przepisów wykonawczych w formie niedokończonej może doprowadzić do niewykonalności całego przedsięwzięcia.
MIS S.A. zaprezentował kolejne wdrożenie "Urząd Miejski w Koninie - sprawne zarządzanie dokumentami i sprawami w oparciu o mis-Partner21/Urzędy".

Po wdrożeniu mis- Partner21/Urzędy korespondencja oraz dokumenty związane z załatwieniem spraw są rejestrowane i dekretowane na odpowiednie komórki lub osoby. Sposób przechowywania dokumentów dostosowany jest do specyfiki Urzędu zadań. W każdej chwili istnieje możliwość sprawdzenia, na jakim etapie realizacji jest dana sprawa i ile pozostało czasu do jej zakończenia. Rocznie do systemu wpływa 100.000 dokumentów. "Zastosowanie systemu pozwoliło m.in. na usprawnienie obiegu i szybki dostęp do pism i dokumentów, śledzenie sposobu załatwiania spraw, kontrolę terminów realizacji" - podsumowuje Marek Zawidzki, Sekretarz Miasta Konina. System ten zapewnia możliwość przekazywania danych do systemu internetowego BIP. Dla zwykłego człowieka pozwala to sprawdzić, na jakim etapie znajduje się ich sprawa i kto jest za nią odpowiedzialny. Pan Mariusz Łukanowski podkreśla, iż na sprawne wdrożenie systemu miało wpływ m.in. zaangażowanie kierownictwa urzędu oraz liderów. Również posiadanie certyfikatu ISO 9001 stwarzał dobre warunki do przeprowadzenia wdrożenia. Aplikacja wspomaga funkcjonowanie tego systemu głównie w zakresie nadzoru nad dokumentami i ich obiegiem.
Pan Andrzej Rybicki z Comarch mówił o "Comarch Documents & Workflow Managment - Porządkowanie obiegu dokumentów w administracji".

Wspomaganie procesów biznesowych przedsiębiorstw dotyczących przepływu pracy i zarządzania dokumentami dotyczy w szczególności sześciu aspektów. Pierwszym z nich jest standaryzacja, czyli porządkowanie dokumentów. Następnie przechowywanie ich w jednej bazie, archiwizacja, kontrola, zwiększenie wydajności pracy, czy też porządkowanie relacji z klientami. Architektura systemu stworzonego przez Comarch jest trójwymiarowa, składa się z automatycznej aktualizacji komponentów i logiki biznesowej po stronie serwera aplikacji. Zastosowano w nim mechanizm workflow, czyli automatyzację procesów biznesowych podczas których dokumenty, informacje lub zadania są przekazywane między uczestnikami według odpowiednich procedur. System ma wiele możliwości, jak rejestracja dokumentów, ich obieg, prowadzenie spraw, archiwizację, podpis elektroniczny, raporty, formularze oraz szablony. Oprogramowanie jest bardzo przyjazne dla użytkownika.
Kolejnym mówcą był Pan Arthur Kilian z Tandberg Data, a tematem jego wystąpienia były "Najlepsze rozwiązania do zabezpieczenia i archiwizacji dokumentów elektronicznych".

Podczas prezentacji wskazane zostały korzyści wypływające z elektronicznego obiegu dokumentów oraz z ich składowania i archiwizacji. Ponadto poroszona została tematyka mediów stosowanych do archiwizacji oraz przyczyny i skutki utraty elektronicznych informacji. Elektroniczne archiwum ma wiele korzyści. Charakteryzuje się zdecydowaniem krótszym czasem np. wyszukiwania dokumentów i mniejszymi kosztami ich przechowywania, transportu, czy też dostępu. Należy bardzo uważać na elektroniczne informacje, gdyż można je bardzo łatwo utracić. Do 70% tego typu przyczyn wyliczamy awarie logiczne, ponad 20% zajmują awarie sprzętu, a niecałe 10% zagrożenia budynku. Skutki bywają opłakane. Dzielimy je na bezpośrednie (kary umowne, koszty spowodowane odtwarzaniem danych, utratę zysków) i na pośrednie (obniżenie produktywności, utratę zadowolenia klientów, ich zaufania, udziałów w rynku, reputacji i pozycji marki). Zabezpieczanie informacji jest dzisiaj ostatnią deską ratunku.
Pani Patrycja Węgrzynowicz z NASK poruszyła temat "Technicznych aspektów uporządkowania metadanych".

Prezentacja wprowadziła nas w tematykę metadanych, wyjaśniła podejście techniczne do definiowania struktury w formacie XML wraz z dyskusją zalet i wad oraz wskazówkami dotyczącymi rozwiązań obsługi XML. Przedstawione zostały wnioski i podsumowanie z pierwszego etapu testów przesyłania materiałów archiwalnych do Archiwum Dokumentów Elektronicznych. Metadane są danymi, które opisują inne dane. Aby były one jasno i przejrzyście zapisywane, potrzebny jest język formalny. Należy zwrócić dużą uwagę na poprawność dokumentu XML ze zgodnością XSD. Mogą wystąpić tu problemy, związane z niepoprawną kolejnością, brakiem wymaganych elementów, ich niepotrzebnym powtórzeniem, czy kodowaniem znaków. Nie ulega wątpliwości, iż właściwe narzędzia ułatwiają pracę.
Po przerwie na kawę, Pan Kazimierz Schmidt z Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych, wykładał na temat "Nowych regulacji prawnych dotyczących zasad przekazywania dokumentów do archiwów państwowych".

W modelu porządkowania dokumentacji aktowej podstawową zasadą jest jej gromadzenie w teczkach rzeczowych wyodrębnionych zgodnie z obowiązującym w danej instytucji wykazem akt. W rozporządzeniu Ministra Kultury z 2002 roku wylicza się wymagane dla każdej teczki aktowej informacje. Zbiór archiwalny opracowuje się zgodnie ze współczesnymi zasadami metodą "od ogółu do szczegółu". Często, taki opis kończy się na tzw. Jednostkach archiwalnych, którymi mogą być teczki archiwalne. Informatyzacja zastała archiwa w momencie, gdy środowisko dopracowało się w pełni dojrzałego ogólnego standardu opisu materiału archiwalnego (ISAD). Jeśli opis materiałów postępujący od ogółu do szczegółu "zatrzyma" się na poziomie teczki aktowej, to choćbyśmy takie dane mieli zapisane w najlepszym i najsprawniejszym systemie informatycznym będziemy mogli się tylko domyślać co znajduje się wewnątrz teczki. Współczesna metoda archiwalna nie da się zastosować do dokumentów elektronicznych. Konieczne więc było stworzenie przepisów dotyczących przekazywania materiałów do archiwów państwowych odpowiednich dla dokumentów elektronicznych. Część prezentacji został urozmaicony przez pokaz on-line.
Ostatnie wystąpienie należało do Pani Sylwii Koteckiej o tematyce "Prawnych aspektów nowych regulacji w obszarze elektronicznego dokumentu".

Aby pożegnać się z papierem, należy oswoić się z pojęciami, które składają się ze słów: "elektroniczny", "zdygitalizowany" i "cyfrowy". Pojęcie dokumentu elektronicznego zdefiniowała dopiero ustawa z 2005 roku o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne. Większość nowych regulacji jest jednak bardzo niejasna i niespójna. Nie wystarczy też uchwalenie samego prawa. Należy je jeszcze prawidłowo wdrożyć. Jeśli prawo jest niejasne, implementując jego postanowienia można osiągnąć efekt daleki od zamierzonego. Ustawodawca zbyt często przywiązuję wagę do szczegółów technicznych systemów teleinformatycznych oraz dokumentów elektronicznych. Po drodze gubią się założenia dotyczące sprawnego funkcjonowania elektronicznej administracji w praktyce. Informatyzacja jest bardzo potrzebna, ale nie dla niej samej.
Na zakończenie zostały rozlosowane nagrody wśród uczestników ufundowane przez Centrum Promocji Informatyki:
- Półroczna prenumerata dwumiesięcznika "elektroniczna Administracja"
- Dwa zestawy archiwalnych rocznych numerów dwumiesięcznika "elektroniczna Administracja"

Opracowanie: Dział Public Relations CPI