IX Forum Informatyki w Administracji zgromadziło ponad 100 słuchaczy na sali w Hotelu Boss koło Warszawy. Dwudniowe wydarzenie prowadzone było pod redakcją naukową profesora dr hab. inż. Wojciecha Cellarego, który pierwszego dnia poprowadził obrady. Forum otworzył prezes Centrum Promocji Informatyki - Andrzej Jabłoński.

Wykład inauguracyjny prof. Wojciecha Cellarego z Akademii Ekonomicznej w Poznaniu dotyczył "Dostosowania administracji rządowej i samorządowej do wyzwań elektronicznej gospodarki. Zarządzanie informacją zamiast zarządzania dokumentami".

Nowoczesne państwo wymaga administracji publicznej, która jest nie zbiurokratyzowana, transparentna, skuteczna, tania i szybka. Polskiej administracji sporo brakuje do ideału. Podstawą zmiany jest dyskusja na temat przejścia z informacji papierowej na elektroniczną. Celem wykładu było pokazanie, na czym polega zmiana z jednej formy na drugą. Rewolucja polega na tym, iż nie ma w ogóle obiegu dokumentów. Zamiast tego, jest system zarządzania prawami dostępu do dokumentów w globalnym archiwum. Różnica między administracją a biznesem jest taka, że ta pierwsza wymaga postępu. Technologia dzisiejszej administracji wciąż tkwi bowiem w XIX wieku. Jak to zmienić? Po pierwsze wymagana jest wola polityczna, która stanowi główny motor transformacji. E-administracja powinna znaleźć się wśród innych celów społecznych i ekonomicznych. Niewątpliwie trzeba doprowadzić do zgody między niezależnymi jednostkami i instytucjami jak i do współpracy pomiędzy administracją, biznesem i nauką. Do tego wszystkiego trzeba dołączyć konieczność rozwoju infrastruktury telekomunikacyjnej.

Jako następny wystąpił Paweł Bielesz - Kierownik Projektu Pesel2 w Ministerstwie Spraw Wewnętrznych i Administracji, który przedstawił "Wdrażanie projektu PESEL2".

Projekt PESEL2 składa się z 6 zespołów i 4 głównych ciał do których należy Komitet Sterujący, Główny Dostawca, Główny Użytkownik oraz Rada Konsultacyjna. Założeniem numer jedne projektu jest dyferfikacja dostawców, natomiast celem strategicznym - usprawnienie obsługi obywatela i przedsiębiorcy w zakresie zagadnień objętych programem. Obywatele i przedsiębiorcy zyskują na projekcie m.in. ład informacyjny, łatwiejsze i prostsze czynności administracyjne oraz usługi on-line. Obecnie zespół jest na etapie pilotażowym. Prowadzone jest forum internetowe w którym to przyjmowane są uwagi od innych. Zespół jako pierwszy stworzył laboratorium testowe. Do połowy listopada przewiduje się zakończenie takich procesów jak: przystosowanie istniejących aplikacji lokalnych do wymagań systemu centralnego i wdrożenie oprogramowania w Urzędach Stanu Cywilnego i USC; zakup i wdrożenie urządzeń zapewniających bezpieczne funkcjonowanie jak i zasilanie bezprzerwowe.

Tuż przed pierwszą przerwą wysłuchaliśmy prezentacji Zenona Dogońskiego z Sas Institute - Sponsora Forum na temat "Nowoczesnego zarządzania informacją - rozwiązania technologiczne".

Przedstawione zostały doświadczenia i obserwacje w zakresie systemów zarządzania informacją. Przyjrzeliśmy się przypadkowej organizacji, w której występuje taki system. Postawiliśmy diagnozę i proponowane rozwiązanie którym jest m.in. system Enterprise Intelligence Platform (EIP), który składa się z 6 procesów: lokalizowanie, pozyskiwanie, zachowywanie, rozwijanie, oraz na jednym poziomie rozpowszechnianie i dzielenie się. EPI to zintegrowaną platformą, która umożliwia współdziałanie pomiędzy wszystkimi elementami systemu: danych, metadanych, usług obliczeniowych. W podsumowaniu podkreślono, iż żaden, nawet najlepszy system w zakresie wspomagania zarządzania wiedzą organizacji w niczym nie pomoże bez właściwych uczestników tej. Omówione zostało również rozwiązanie od początku zaprojektowane do wykorzystania w Hurtowniach Danych i Data Martach - SAS Intelligence Storage. System ten nie wymaga prac adaptacyjnych i ma ograniczające wymagania sprzętowe. Jeśli chodzi natomiast o platformę raportowo-analityczną SAS, to posiada ona dostęp do dowolnego źródła danych jak i ma szerokie możliwości transformacji ich. Interfejs jest dostosowany do wymagań i umiejętności użytkownika. W razie jakichkolwiek problemów przewidziane jest wsparcie merytoryczne i techniczne konsultantów firmy.

W dalszej kolejności wykładał Krzysztof Głomb na temat "Modernizacja kraju czy informatyzacja administracji? Cywilizacyjne wyzwania Polski w perspektywie lat 2007-2013".

W prezentacji przedstawiono prognozę alokacji środków na projekty informatyczne w latach 2008-2013 dla Polski. Ze wszystkich 16 Regionalnych Programów Operacyjnych, a także programów rządowych będzie to łącznie kwota prawie 14 mld zł. Całkowita wartość środków wyniesie dokładnie 13 220,9 mln zł, co oznacza, iż do wykorzystania będą aż siedemnastokrotnie większe środki. Żeby wykorzystać te pieniądze konieczne są nowe innowacyjne koncepcje projektowe wspierające rozwój regionalny, a także znaczący wzrost kompetencji i umiejętności pracowników urzędów oraz obywateli. Aby sprostać temu wyzwaniu i podnieść poziom wiedzy pracowników samorządowych i przedsiębiorców na Mazowszu, realizowany jest projekt SIRMA, czyli Sieć dla Innowacyjnego e-Rozwoju Mazowsza. Niestety Polska może mieć kłopoty z wydaniem tych pieniędzy z powodu fundamentalnego deficytu wiedzy specjalistycznej u beneficjentów projektów, słabości potencjału instytucjonalnego oraz niedostatków kapitału ludzkiego.

Tomasz Ścirka z Bazy i Systemów Bankowych zaprezentował temat "Platformy interakcji pomiędzy urzędem a obywatelem - skrzynka podawcza i internetowa platforma przetargowa".

Nieuchronnie zbliża się do nas konieczność otwarcia urzędu który będzie funkcjonował 24 godziny na dobę. Nie wątpliwie, podstawowymi narzędziami umożliwiającymi załatwienie spraw w urzędzie jest skrzynka podawcza oraz internetowa platforma przetargowa. Narzędzia te musza spełniać warunki ustawowe oraz znacząco wpływać na poprawę sprawności funkcjonowania urzędu. Bazy i Systemy Bankowe sp z o.o. posiada w swojej ofercie gamę produktów o wspólnej nazwie "front", które łącznie tworzą w pełni funkcjonujący e-urząd. Podczas prezentacji zostały zaprezentowane systemy: front.BOX - Elektroniczna Skrzynka Podawcza, front.BID - Internetowa Platforma Przetargowa. Dzięki front.BOX następuje obniżenie kosztów funkcjonowania i poprawa efektywności podmiotu poprzez: zmniejszenie liczby odwiedzających, polepszenie obiegu dokumentów, usprawnienie ich archiwizacji, wyszukiwanie i edycja; poprawa bezpieczeństwa i szybkości weryfikacji dokumentów; skrócenie i uproszczenie procesu prowadzenia przetargów publicznych. Natomiast platforma IPP umożliwia automatyczne wygenerowanie Raportu ilościowego z przetargów znajdujących się w IPP, jak i generuje roczne sprawozdania o udzielonych zamówieniach.

Kolejną prezentację firmową przeprowadził Paweł Nogowicz z Evercom na temat "Systemu obiegu dokumentów Xerox Docushare - ECM dla administracji publicznej".

Przedstawiony System Xerox Docusher CPX 6.0 jest w pełni otwarty na możliwości rozbudowania go bez kontaktu z klientem. Zapewnia zrealizowany w pełni w technologii Web dostęp do treści i zadań związanych z realizacją procesów i procedur. Dzięki systemowi możemy: dodawać, zarządzać, przeszukiwać treści zawarte w nim; tworzyć i publikować własne i współdzielone treści; pracować wspólnie na kolejnych wersjach dokumentów korzystając z mechanizmów kontroli wersji oraz rejestracji dokumentów; definiować automatyczne reguły przepływu dokumentu; tworzyć środowiska współpracy zorientowanej na realizację zadań, projektów lub powtarzalnych procedur; definiować i śledzić realizację ścieżek decyzyjnych.

Po drugiej przerwie wystąpili wspólnie: Krzysztof Lassota z Gminy Boguchwała oraz Izabela Adamska ze Starostwa Powiatowego w Mielcu. Tematem Case study była "Nowa jakość urzędu po trzech latach od wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów aspekty prawne oraz perspektywy na przyszłość".

Po trzech latach użytkowania elektronicznego obiegu dokumentów w UG Boguchwała, udało się w pełni kontrolować obieg dokumentów w urzędzie, usprawnić komunikację wewnętrzną oraz zarządzanie zasobami w urzędzie. Jakie są kierunki rozwoju na bazie wdrożonych rozwiązań informatycznych? W perspektywie rozwoju przewidziany jest system obsługi interesanta - to urząd powinien wyjść do klienta. Przy wyborze oprogramowania warto jest zwrócic uwagę na to, czy program realizuje funkcje niezbędne do uporządkowania spraw w urzędzie, czy jest na tyle prosty, że wszyscy pracownicy urzędu potrafią szybko nauczyć się nim posługiwać.
E-urząd składa się z 4 elementów: Biuletynu Informacji Publicznej, dokumentu elektronicznego opatrzonego podpisem elektronicznym, Elektronicznej Skrzynki Podawczej oraz Urzędowego Poświadczenia Odbioru. Dokument elektroniczny stanowi odrębną całość znaczeniową ZBIÓR DANYCH uporządkowanych w określonej strukturze wewnętrznej i zapisany na informatycznym nośniku danych. Ustawy dotyczące Informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne wyszły kolejno: 29 września '05, 11 października '05 oraz 24 lipca '07. Zmiana w artykule 58 ustawy o podpisie elektronicznym nie zniosła, ani nie przyniosła w Polsce podpisu elektronicznego. Organ administracji publicznej powinien zgłosić rejestry publiczne i systemy teleinformatyczne na podstawie art. 20; uruchomić Elektroniczna Skrzynkę Podawczą ze sprzętowym modułem bezpieczeństwa HSM generującym automatycznie Urzędowe Poświadczenie Odbioru na podstawie art. 16 oraz umożliwić doręczenie dokumentów elektronicznych klientom na żądanie na podstawie art. 39 KPA.

Drugiego dnia obrady poprowadził Kazimierz Schmidt. Temat rozpoczynający dotyczył "Administracji a integracji procesów. Procesowa organizacja administracji w wykonywaniu przez nią usług publicznych" - wykładowcą był dr inż. Maciej Kiedrowicz z Wydziału Cybernetyki WAT.

Realizacja projektów przebudowy i integracji systemów państwowych powinna zapewnić większą sprawność całej administracji oraz wyższą jakość usług publicznych dla interesantów, poprzez modernizację elementów infrastruktury informacyjnej państwa. Cele procesów powinny być realne do osiągnięcia. Struktura zarządzania nimi obejmuje identyfikację, modelowanie, wprowadzenie, kierowanie oraz ocenę funkcjonowania procesów. Potencjalnych problemów jest wiele. Do głównych należą: niezawodność chipów kontaktowych, ochrona przed falsyfikatami, poziom wyposażenia użytkowników. Ważnym problemem często stanowiącym jest mentalność, przyzwyczajenia, które są trudniejsze do przezwyciężenia niż problemy techniczne.

Następnie Maciej Kaczmarek z D-Link Polska zaprezentował temat dotyczący "Rozwiązań sieciowych dla jednostek administracji publicznej. Prewencyjna ochrona sieci, danych i użytkowników".

Podczas prezentacji mowa była o różnych systemach, modelach sieciowych dla jednostek administracji publicznej. Przedstawiono usługi UTM, które umożliwiają małym i dużym przedsiębiorstwom ochronę w czasie rzeczywistym przeciwko różnorakim zagrożeniom. Ponadto jest to rozwiązanie o wysokiej wydajności i wbudowanym technologiom IPS. System zapobiegania włamaniom (IPS) ukierunkowany jest na rozpoznawaniu wzorców ataków. Kaspersky SafeStream szybko i efektywnie działa na linii obrony jako pierwsza. Wykrywa większość zagrożeń, najszerzej aktywnych. System jest w całości zbudowany do pracy w urządzeniach bezpieczeństwa, niezależny od innych systemów i zasobów sieciowych. System kontroli treści stron Web (WCF) jest opatentowaną technologią służącą automatycznemu filtrowaniu i klasyfikacji witryn internetowych. W dalszej kolejności powiedziano kilka zdań o zintegrowanym systemie ochrony sieci, liście ACL, D-Link Switch Zone Defense oraz o kontrolerze WLAN wraz z dedykowanymi punktami dostępu.

Katarzyna Sosnowska i Tomasz Stachura z ESRI Polska przedstawili prezentacje na temat "Udostępniania informacji przestrzennej oraz danych georeferencyjnych przez Internet".

Mowa byłą o zagadnieniach związanych z udostępnianiem w sieci danych i informacji opisujących otaczającą nas przestrzeń geograficzną. Dokonane zostało rozróżnienie pomiędzy rolą jaką odgrywa publiczne udostępnienie zasobów danych referencyjnych a umożliwieniem dostępu do informacji przestrzennej i tworzenia jej on-line. Podkreślono pozytywny wpływ udostępniania informacji przestrzennej w internecie na ułatwienie współpracy specjalistów z różnych dziedzin. Wieloletnie doświadczenie sektora publicznego potwierdziło, iż ok. 80% do 90% wszystkich informacji zbieranych i przestrzennych w czasie wykonywania codziennych zadań zawiera odniesienia przestrzenne. Produkt o nazwie ArcGIS Server umożliwia zarządzanie danymi przestrzennymi gromadzonymi w bazach danych, publikowanie usług sieciowych, ze szczególnym uwzględnieniem usług przeglądania, pobierania i geoprzetwarzania. W zależności od potrzeb, mogą być one udostępniane w sieci lub wewnątrz obsługiwanych organizacji.

W dalszej części wystąpił Bartosz Sobolewski - Kierownik ds. Badań i Rozwoju ze SmartMedia z prezentacją "Zarządzanie własnością i kontrola wykorzystania majątku organizacji".

Obowiązujące prawo nakłada na wszystkie jednostki administracyjne obowiązek okresowego inwentaryzowania majątku. Każdy środek trwały posiada swoją indywidualną historię w organizacji. Jej naturalnym początkiem jest wytworzenie lub zakup, które w ewidencji musi zostać odnotowany jako przyjęcie. Dopiero wtedy zaczyna się życie składnika w sensie formalnym. W jaki sposób można rozwiązać problemy w zarządzaniu majątkiem? Najskuteczniejsza metoda jest wykorzystanie wspomaganego komputerowo zarządzania majątkiem trwałym. Nowoczesne przetwarzanie informacji zapewnia błyskawiczne umieszczenie odczytanej informacji w bazie danych oraz jednoznaczną identyfikację i porównanie jej ze stanem księgi inwentarzowej . Jednym z najnowszych rozwiązań w obszarze automatycznej identyfikacji jest RFID. Identyfikacja za pomocą fal radiowych jest nowoczesną technologią pozwalającą na zdalny odczyt danych z identyfikatorów zlokalizowanych w odległości nawet kilku metrów od czytnika. Jednym z dostępnych na rynku systemów wspomagania komputerowego zarządzania majątkiem trwałym jest SToCK. Stanowi on narzędzie, które między innymi odpowiada na wszelkie niedogodności tradycyjnej inwentaryzacji, a zarazem skraca jej czas do minimum.

Jako następni wystąpili przedstawiciele Bonair S.A.

Robert Tymiński przedstawił "Automatyzację obsługi spraw z wykorzystaniem systemu DPS i silnika decyzyjnego".
System DTS ma szerokie zastosowanie, m.in. przy analizach, decyzjach, sprawozdawczości czy też w przeglądarce. Cechuje się elastyczną obsługą spraw w dowolnej organizacji. Łączy w sobie wiele funkcjonalności, a właściciel systemu decyduje np. o tym, co jest traktowane jako sprawa lub które dane w systemie mają być poddane analizie. System ponadto redukuje koszty, posiada ergonomiczny interfejs użytkownika.
Marcin Mazurkiewicz przedstawił "System klasy Corporate Performance Management - zdecydowanie warto wdrożyć".
CPM jest systemem zarządzania, mierników oraz technologii informatycznych umożliwiający pracownikom definiowanie, monitorowanie i optymalizację realizacji celów osobistych i departamentu w powiązaniu ze strategia całej organizacji. System składa się z monitorowania, analizy i planowania. Wszelkie raporty można eksportować z niego do Excela. Umożliwia prognozowanie dowolnej z badanych wartości, wykorzystuje algorytmy Data Mining dostępne w SQL Serwer oraz zasila plany i budżety.

Tuż po przerwie Wiesław Paluszyński wykładał o "Systemach autoryzacji dostępu do informacji (podpis elektroniczny, dowód osobisty nowej generacji z chipem elektronicznym, etc)".

Omówiono tu możliwości techniczne realizacji dostępu zdalnego do informacji, sposobu uwierzytelniania osób uprawnionych do dostępu, wykorzystywanie certyfikatów cyfrowych i technologii Klucza Publicznego na przykładzie realizowanego przez MSWiA projektu e-PUAP. Przedstawiono stan prac w UE nad wprowadzeniem nowej generacji dokumentów wyposażonych w mikroprocesory i umożliwiających dostęp do zasobów sieciowych państwa i do systemów informatycznych administracji publicznej. Państwowe programy rozwoju cyfrowych dokumentów tożsamości rozwijają się gwałtownie w ostatnich latach.

Na koniec forum została przeprowadzona dyskusja panelowa, którą poprowadzili:

- Jarosław Mojsiejuk na temat "Przykładów księżycowych rozwiązań prawnych"

- Kajetan Wojsyk na temat "Przykładów dysfunkcyjnej praktyki"

- Kazimierz Schmidt na temat "Paradoksów ukrytych pod pojęciem "wyróżnika" określającego zakres użytkowy dokumentu elektronicznego w administracji oraz konsekwencje umożliwiania każdemu tworzenia własnych wzorów pism"

Opracowanie: Dział Public Relations CPI