Celem zorganizowanego 14 czerwca br. seminarium na temat archiwizacji dokumentów elektronicznych w instytucjach publicznych, administracji rządowej i samorządowej było przedstawienie problemów, jakie wiążą się z wdrożeniem dokumentu elektronicznego do obiegu administracyjnego. Po wejściu w życie przepisów ustawy o podpisie elektronicznym, ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne administracji państwa oraz Planu Informatyzacji Państwa administracja stanęła przed problemem wcielenia tych przepisów w życie.

Obecnie mamy do czynienia z sytuacją, w której nawet przy literalnym stosowaniu przepisów prawa nie można całkowicie zinformatyzować działań administracji. Pojawia się więc problem, co należy zrobić i jakich narzędzi użyć, aby dokumenty elektroniczne mogły odzwierciedlać sposób załatwiania spraw urzędowych zamiast tradycyjnych teczek aktowych i jednocześnie być w zgodzie z przepisami prawa.

Wykładem inauguracyjnym prof. Wojciech Cellary rozpoczął dyskusję na temat dostosowania administracji do wyzwań elektronicznej gospodarki. Podkreślił, że rewolucja elektronicznej administracji nie polega tylko i wyłącznie na zastąpieniu dokumentu papierowego dokumentem elektronicznym. Podstawową sprawą jest natomiast system zarządzania prawami dostępu do dokumentów, a państwo ma za zadanie zbudować system autoryzacji dostępu do tych dokumentów.

W swoim wykładzie Ewa Perłakowska z Archiwum Państwowego w Krakowie przedstawiła zasady i tryb zarządzania dokumentacją w "kancelarii tradycyjnej", konfrontując te zagadnienia ze współczesnymi technologiami zarządzania "kancelarią elektroniczną". W dosyć jednoznaczny sposób określiła działania administracji jako "wytwarzanie dokumentacji".

Mariusz Madejczyk - pełnomocnik Wojewody Podlaskiego ds. Informatyzacji na przykładzie realizowanego projektu "Wdrażanie elektronicznych usług dla ludności województwa podlaskiego" pokazał, jakie problemy wiążą się z wdrożeniem cyfrowych rozwiązań w administracji.

Kajetan Wojsyk w swoim studium przypadku dotyczącym kancelarii elektronicznej jako nowego modelu porządkowania dokumentacji podkreślił, iż elektronizacja sfery informacji postępuje niezwykle opornie i dlatego w praktyce działa niewiele e-urzędów. Przyczyn tego upatrywać można nie tylko ze strony niedostosowania przepisów, ale również niedostosowania odbiorców usług do nowych możliwości. Na przykładzie Urzędu Miasta Częstochowa wykładowca przedstawił schemat elektronicznego obiegu dokumentów, przy okazji obalając mity dotyczące trwałości i wiarygodności zapisu informacji w postaci papierowej.

Wykład zamykający seminarium wygłosił Kazimierz Schmidt z Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych. Poruszył problemy, jakie związane są z rozporządzeniem w sprawie wymagań technicznych formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazane do archiwów państwowych (Dz. U. z 2006 r., Nr 206, poz. 1519).

Wykład ten stał się przyczynkiem do dyskusji, w której trakcie Kazimierz Schmidt oraz Wojciech Cellary odpowiadali na pytania uczestników.

W ramach prezentacji firmowych swoje rozwiązania systemów dla sektora publicznego przedstawiły firmy: EMC Computer Systems Poland, NTE oraz estońska firma OÜ Trillian Infosüsteemid.
Specjaliści prezentujący firmowe rozwiązania podkreślali, że problem archiwizacji dokumentów elektronicznych jest bezpośrednio związany z zagadnieniami bezpieczeństwa ich przechowywania i pozyskiwania.

Uczestnicy seminarium zgłosili tematy i problemy do kolejnej edycji seminarium: informatyzacja administracji w świetle istniejących przepisów prawa, elektroniczny obieg dokumentów w kontekście ustawy o dostępie do informacji publicznej, ewidencjonowanie dokumentów finansowych, plany informatyzacji centralnej dotyczące urzędów.

Wypowiedzi na seminarium pozwoliły na sformułowanie wniosku: nie wystarczy sama regulacja prawna, istotnym czynnikiem jest również prawidłowe jej zastosowanie i wdrożenie, a przede wszystkim wola obu stron - urzędników i interesantów.