24 stycznia 2008 roku w Warszawie odbyło się XXXIX seminarium z cyklu INFORMATYKA W ADMINISTRACJI - SYSTEMY INFORMATYCZNE DLA CONTROLLINGU W JEDNOSTKACH BUDŻETOWYCH. Obrady poprowadziła Edyta Szarska - ekspert ds. controllingu.

Wykład inauguracyjny w imieniu prof. dr hab. Elżbiety Chojna-Duch z Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Warszawskiego pt. "Budżetowanie instytucji publicznej", wygłosił jej asystent Maciej Mekiński, który jest radcą prawnym i redaktorem merytorycznym poradnika Rachunkowość Budżetowa.

Podczas wystąpienia przybliżone zostały różne aspekty pojęcia budżetu i budżetowania jak i aktualne uwarunkowania prawne polskiego sektora finansów publicznych. Z przytoczony przepisów nowelizacji ustawy wynika, iż programy i projekty realizowane w ramach Narodowego Planu Rozwoju, a także ze środków przedakcesyjnych i przejściowych są realizowane na podstawie tzn. przepisów przejściowych. Rada Ministrów została upoważniona do wyłączania ze wspólnych regulacji środków pochodzących z EFTA biorąc pod uwagę źródło pochodzenia oraz beneficjentów tych środków, a sam minister rozwoju regionalnego otrzymał nowe uprawnienia w zakresie budżetu państwa.

Następnie, Agnieszka Skoczylas - audytor wewnętrzny Izby Celnej w Łodzi wykładała o "Controllingu w jednostkach budżetowych i jego dostosowaniu do celów i zadań tych jednostek".

Celem prezentacji było omówienie pojęcia, zadań i roli controllingu w jednostkach sektora finansów publicznych. Słuchacze zostali zapoznani z procesami, znaczeniem systemu informacyjnego, zarządzaniem ryzykiem jak i audytem controllingu. Obecnie dużo mówi się o kompleksowych instrumentach controllingu, który jest coraz częściej określany mianem nowej filozofii działania organizacji. Rola jaką odgrywa controlling w jednostkach sektora finansów publicznych jest niebagatelna. Zdecydowanie usprawnia proces zarządzania organizacją, gdyż jest ukierunkowany m.in. na realizację celów przez nią postawionych. Nadrzędną funkcją controlingu jest koordynacja zachodzących procesów. Trzeba pamiętać, iż system ten nie służy jedynie kontrolowaniu, lecz również zapobieganiu. Wszelkiego rodzaju odchylenia powinny być wcześniej wykryte, w miarę możliwości przed ich wystąpieniem, na podstawie analitycznego porównania wyników. Szczegółowa analiza przyczyn występowania odchyleń w przyszłości będzie zapobiegać ich wystąpieniu.

Tuż przed przerwą odbyła się prezentacja firmy SAS Institute Sp. z o.o. pt. "Wsparcie procesów budżetowania przez dedykowane rozwiązanie IT - sposób na optymalizację kosztów, podnoszenie efektywności ekonomicznej jednostek i transparentność budżetów".

Jacek Kuciński przedstawił możliwości nowoczesnych rozwiązań IT w zakresie optymalizacji procesów planistycznych oraz metody wdrażania rozwiązań IT. Przedstawione zostały bariery procesów, które to stawiają pod znakiem zapytania gotowość do ich wdrożenia, jak i cechy procesów planowania efektów i wydatków w instytucjach publicznych. Nie mały problem stanowią przepisy i uwarunkowania legislacyjne, które to są niestabilne i mało precyzyjne. Nowoczesne rozwiązanie dla omawianego sektora powinno być transparentne, przejrzyste, dostępne i jawne. Propozycją SAS Institute jest wielopoziomowy system Financial Management Studio, który budowany jest w zależności od konkretnych potrzeb, przez użytkowników biznesowych. Firma zapewnia opracowanie docelowego modelu procesu budżetowania oraz modeli pośrednich stanowiących ścieżkę dojścia do celu oraz pełną opiekę, testy, instalację i szkolenia.

Drugą sesję otworzyła prezentacja Witolda Kilijańskiego z Controlling Systems dotycząca "Kryteriów doboru narzędzi informatycznych obsługujących proces tworzenia i kontroli budżetu".

Uczestnicy konferencji zapoznali się z tym, czym są systemy wspomagające prowadzenie controllingu oraz z najczęściej spotykanymi problemami związanymi z jakością danych wejściowych. Przybliżone zostały zasady projektowania rozwiązań, tak aby były one użyteczne. Podczas wystąpienie wynikła dyskusja na temat zalet i ograniczeń arkuszy kalkulacyjnych oraz specjalistycznych oprogramowań. Nie ulega wątpliwości, iż zarządzanie ma na celu budowanie wartości firmy, która prowadzi do przewagi nad konkurencją. Aby cel został osiągnięty, wymagane są w obecnej dobie systemy informatyczne. Dobrym rozwiązaniem jest EURECA - system rozwiązań budżetowych i analiz, który wdrożone został do tej pory w 50 różnych organizacjach. Aby system spełniał oczekiwania, należy podejść do jego budowy z pełnym rozsądkiem, znajomością firmy i wiarygodnymi danymi. Istotne są także wpływy poszczególnych menadżerów na grupy kosztów i przychodów. Controller dzieli się swoją władzą z menadżerami, musi wiedzieć skąd biorą się liczby i dlaczego zmieniają się. Prędzej czy później zetknie się z nową technologią, co w efekcie stawia go na równi z wiedzą jaką posiadają informatycy.

Piotr Fałek z CSF Polska Sp. z o.o. zaprezentował "One4all - zintegrowane rozwiązanie informatyczne wspomagające zarządzanie instytucją publiczną".

One4all to kompleksowe rozwiązanie dla sektora publicznego zbudowane w oparciu o sprawdzoną technologię i środowisko systemów Microsoft oraz wiedzę i doświadczenie specjalistów CSF Polska. System składa się z czterech obszarów. Realizuje podstawowe procesy biznesowe, zarządza komunikacją i workflow, analizuje i zarządza projektami. Rozwiązanie umożliwia łatwe i szybkie tworzenie sprawozdań finansowych dla poszczególnych okresów finansowych oraz całego roku oraz tworzenie sprawozdań z przepływów pieniężnych. Do zaprojektowania sprawozdania finansowego wystarczą tu konta księgowe lub wymiary finansowe, a dostęp do danych odbywa się w czasie rzeczywistym. Co istotne, system pozwala na dokonanie symulacji różnorodnych działań, ich analizę i skutki.

Ostatni wykład przeprowadziła Edyta Szarska z Controlling Partner - "Instrumenty controllingu w praktyce jednostek budżetowych".

Podczas wykładu poruszone zostały cztery zagadnienia. Pierwsze z nich dotyczyło wsparcia zarządzania celami w sektorze publicznym. Czynnikiem sukcesu strategicznego organizacji jest zrównoważona karta wyników (BSC), mapa strategii oraz skoncentrowanie organizacji na nią. Drugie zagadnienie poruszało temat budżetowania i analiz wielowymiarowych jednostek sektora publicznego. Istotą budżetowania jest kreowanie wartości, umożliwiające koncentrację na strategii, kontrolę oraz koordynację działań. Aby skutecznie budżetować należy obserwować otoczenie, zainwestować w systemy IT, użyć jasnych modeli do prognozowania oraz alokować nakłady do zarządzania przyszłymi wynikami. Trzeci aspekt związany był z rachunkiem kosztów działań a odpowiedzialnością za nie. Od systemu ABC/ABM oczekujemy lepszej informacji o kosztach, pozowania ich przyczyn, analizy rentowności, poprawny miar działalności ośrodków odpowiedzialności. Ostatnie zagadnienie związane było z wpływem controllingu na motywację pracowników. Rozwój motywacji zewnętrznej związany jest z systemem nagród z osiąganych celów indywidualnych i organizacyjnych. Aż 67% pracowników nie wie czego się od nich oczekuje. Bardzo ważna jest komunikacja wewnątrz zespołu jak i wzmocnienie relacji z bezpośrednim przełożonym.

Opracowanie: Dział Public Relations CPI

Zapraszamy do obejrzenia fotoreportażu
Kliknij na zdjęcie, aby powiększyć

fot. 1.	fot. 2.	fot. 3.
fot. 4.	fot. 5.